¿Qué es el Contract Management?
Contract Management – Como doctrinalmente se le conoce, es el proceso de administración de los contratos, el cual será llevado a cabo por una persona a la que comúnmente se le conoce como contract manager o claim manager.
Este puesto, que generalmente se le asigna al director jurídico de su negocio, tiene como objetivo el implementar las directrices mediante las cuales se va a velar por el cumplimiento legal de cualquier tipo de obligación generada por convenios o contratos.
Generalmente, es aceptado por diversos expertos en el tema que el proceso de contract management cuenta de 3 etapas principales:
1. Creación del Contrato
- Negociación de términos y condiciones
- Redacción del instrumento jurídico
2. Análisis del Contrato
- Evaluación de riesgos
- Modificaciones a petición de las partes
3. Ejecución del Contrato
- Cumplimiento de las obligaciones generadas por dicho instrumento
¿Cuáles son las funciones de un Contract Manager?
- Llevar la minuta de las reuniones comerciales, a fin de que posteriormente pueda redactar y/o revisar cualquier tipo de contrato.
- Velar por la relación comercial entre las partes o con algún tercero.
- Revisar y monitorear el cumplimiento de los acuerdos de dicho contrato, coordinando fechas de pago o de cualquier tipo de cumplimiento de obligaciones.
- Optimizar el resultado financiero del instrumento, minimizando posibles riesgos que se generan durante su operación.
Adicionalmente, el Contract Manager debe cumplir con diversos estándares que se originen a fin de tener un proceso de gestión eficiente, en el que se incluye la implementación de una bitácora de negociaciones y la emisión formal de oficios derivados de la relación contractual, a fin de tener establecido un antecedente sólido en el indeseado caso de un litigio.
Importancia del Contract Management
La figura del Contract Manager está ganando relevancia en diversas partes del mundo, incluyendo nuestro país. En Estados Unidos, organizaciones como la NCMA (National Contract Management Administration) han institucionalizado esta práctica mediante la creación de códigos de ética y estándares que buscan homogenizar las mejores prácticas en la gestión de contratos, los cuales buscamos emular como modelo para nuestro país.
Otras preguntas importantes
¿Qué beneficios ofrece un Contract Manager a mi empresa?
Un Contract Manager asegura el cumplimiento de contratos, minimiza riesgos y optimiza resultados financieros, lo que puede traducirse en mayores beneficios para su empresa.
¿Es necesario implementar un Contract Manager en todas las empresas?
No es obligatorio, pero es altamente recomendable para empresas que manejan múltiples contratos y desean asegurar el cumplimiento legal y optimizar su gestión.
¿Cómo puede mi empresa beneficiarse del Contract Management?
Implementando las mejores prácticas, su empresa puede mejorar la eficiencia en la gestión de contratos, reducir riesgos y asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
